Opkvalificering af projektledere i Gentofte kommune

Da Gentofte kommune fik et rådgivningspåbud om bygherrens pligter, valgte man at sætte fo- kus på området og opkvalificere alle projekt- ledere i Teknik- og miljøforvaltningen. Her for- tæller projektleder i Gentofte Ejendomme Stine Tarhan om processen.

Rådgivningspåbud
Kommunen indgik en aftale med Grontmij A/S, som er autoriseret arbejdsmiljørådgiver. De skulle dels hjælpe med at løse rådgivningspåbuddet, men også være med til at sætte en proces i gang i Teknik- og miljøforvaltningen omkring bygherreansvaret.

Etablering af arbejdsgruppe
Først blev der nedsat en arbejdsgruppe med én fra hver af forvaltningens afdelinger, nemlig Fjernvarme, Park og Vej samt Gentofte Ejen- domme, så man var bredt repræsenteret. Des- uden deltog en konsulent fra Arbejdsmiljø Gen- tofte, som er intern arbejdsmiljørådgiver. ”Vi fik af ledelsen til opgave at styrke forvaltningen i forhold til bygherreansvaret. Vi fandt, at der var et behov for at styrke projektledernes viden på området, da de sidder som bygherrerepræsentanter. Men vi tog også fat på de værktøjer, som projektlederne anvender,” fortæller Stine Tarhan.

Gennemgang af materialer og paradigmer
Arbejdsgruppen gennemgik i samarbejde med Grontmij de udbudsmaterialer, projektværktøjer og paradigmet for plan for sikkerhed og sundhed, som blev brugt i Gentofte Ejendomme. Formålet var at sikre, at reglerne i bekendtgørelserne for henholdsvis bygherren og projekterende og rådgivere var implementeret i udbudsmaterialet, så Gentofte Kommune får stillet de nødvendige krav til rådgiveren, entreprenøren og arbejdsmiljøkoordinatoren. Undervejs diskuterede gruppen, om der skulle være procedurer for valg af arbejdsmiljøkoordinator og kom frem til, at man som ud- gangspunkt køber ydelsen hos rådgiver eller entreprenør. Derfor skal der stilles krav til arbejdsmiljøkoordinators kompetencer og erfaringer i udbuddet samt samarbejdet med andre aktører.

Temadag i Teknik- og miljøforvaltningen
Arbejdsgruppen planlagde i samarbejde med Grontmij en temadag for alle projektledere i forvaltningen. Formålet med dagen var at opdatere deltagerne på de nyeste regler om bygherrens pligter og få skabt en debat om rollen som bygherrerepræsentant. Dagen blev indledt af forvaltningens direktør. ”Det var vigtigt for os at vise deltagerne, at ledelsen tager bygherreansvaret seriøst og bakkede op om temadagen,” forklarer Stine Tarhan. Efter en gennemgang af reglerne blev deltagerne bedt om kort at reflektere med sidemanden for at få nogle umiddelbare reaktioner på, hvad der overraskede dem. Så blev Gentofte kommunes reviderede materialer og paradigme for plan for sikkerhed og sundhed præsenteret.

Herefter fulgte to gruppearbejder, hvor formålet var at inddrage deltagernes viden og erfaringer. Første gruppearbejde handlede om projektlederen som bygherrerepræsentant. Her var deltagerne i blandede grupper på tværs af afdelinger og diskuterede henholdsvis rammerne, kommunikation og dokumentation samt bygherren som rollemodel. Arbejdsgruppens medlemmer var facilitatorer på workshoppen. ”Vi havde prioriteret mest muligt tid til gruppearbejde, så deltagerne fik mulighed for selv at reflektere over emnet og dele gode og mindre gode erfaringer med kollegerne,” forklarer Stine Tarhan. Anden workshoprunde foregik i afdelingsvise grupper, og her skulle man give input til en tjekliste vedr. bygherrens pligter – se nedenfor.

Under opsamlingen blev cheferne for de enkelte afdelinger bedt om at reflektere over dagen og fortælle, hvad der ville ske fremadrettet. Cheferne lagde vægt på, at det havde været en lærerig dag, og at fokus fortsat skal være på bygherreansvaret. De lagde vægt på, at projektlederne skulle have nogle hjælpeværktøjer, som de kan støtte sig til.

Stine Tarhan er meget tilfreds med temadagen, som fik positive tilbagemeldinger fra projektlederne: ”Deltagerne oplevede, at de fik øget deres viden om bygherreansvaret og fik nogle ahaoplevelser med hjem. Desuden fik de mulighed for at snakke med kolleger på tværs af afdelingerne om deres rolle som bygherrerepræsentant, og hvad denne indeholder.”

Tjekliste vedr. bygherrens pligter
Efter temadagen blev deltagernes input sammenskrevet i en faseopdelt tjekliste, som skulle være et værktøj for projektledere og byggestyrere til håndtering af bygherrens pligter. Stine Tarhan fortæller, at hun er glad for tjeklisten, da den sikrer, at man får gjort sig de nødvendige overvejelser på det rigtige tidspunkt i projektet: ”Tankegangen er, at når man har hakket alle felter af, så har man levet op til bygherreansvaret. Vores projektledere skal have fokus på mange forhold og kan ikke vide alt om alt, så de har behov for et værktøj, som de kan støtte sig til undervejs.”

Projektlederne har efterfølgende haft mulighed for at sparre med arbejdsgruppen om bygherreansvaret om de konkrete projekter.

Interne arbejdsmiljøkoordinatorer
Efter temadagen blev det besluttet at sende to af gruppens medlemmer på den lovpligtige ar- bejdsmiljøkoordinatoruddannelse for at få kompetencerne inhouse. ”Når vi har bygherreansva- ret som kommune, så er det også vigtigt for os, at vi har kompetencer og viden, der gør os i stand til at definere behovet for arbejdsmiljøkoordinering på de enkelte projekter. Vi får også mulighed for at udføre arbejdsmiljøkoordineringen på små projekter. Vi vil dog som udgangspunkt stadig udbyde arbejdsmiljøkoordineringen,” afslutter Stine Tarhan.

Se også drejebog og præsentation fra temadagen samt tjeklisten

Eksempel skrevet af BFA Bygge & Anlæg