Københavns Kommune udarbejder retningslinjer for varetagelse af bygherrens pligter

Center for Anlæg i Københavns Kommune er en flergangsbygherre, som styrer, udvikler og gennemfører offentlige anlægsprojekter, fx veje, parker og broer. Her beskrives, hvordan Center for Anlæg har arbejdet med varetagelse af bygherrens pligter. Retningslinjerne er for alle i Teknik- og Miljøforvaltningen, som laver udbud finansieret af anlægsmidler.

Beslutning på centerchefniveau: om at Center for Anlæg skulle igangsætte denne proces. Det blev defineret som et udviklingsprojekt finansieret af bl.a. Arbejdstilsynets såkaldte 50 %-pulje.

Valg af projektleder: blev Martin Akselsen, som bl.a. deltager i vedligeholdelsen af centrets projekt- og udbudsguider, hvor projektledere kan hente tjeklister og projektværktøjer.

Etablering af arbejdsgruppe: bestående af projektlederen, samt en erfaren byggeleder og en jurist, som er ansvarlig for centret udbudsguide.

De tre vigtige elementer i arbejdet:

Definere opgaven: På baggrund af opgavebeskrivelsen fra centerchefen, definerede arbejdsgruppen indhold og omfang af opgaven. Martin Akselsen siger: ”Vi planlagde i høj grad dette forløb på samme måde som vores anlægsprojekter. Vi kiggede først de eksisterende dokumenter igennem og lavede herefter interessentanalyse, tidsplan og budget for opgaven.”

Udbud: Arbejdsgruppen valgte at byde opgaven ud til en ekstern rådgiver. Om dette valg siger Martin Akselsen: ”Vi havde brug for rådgivers viden og erfaringer på området, og i høj grad også til den arbejdstunge del af processen med at gennemlæse og revidere alle vores dokumenter. Vi var ikke nået i mål uden en rådgiver. Desuden har vi tradition for at bruge rådgivere i sådanne sammenhænge.”

Oplæg fra rådgiver: Rådgiveren gennemlæste alt tilgængeligt materiale fra projektguide, udbudsguide og allerede udarbejdede arbejdsmiljødokumenter og kom med et oplæg til, hvordan Center for Anlæg kunne arbejde med varetagelse af bygherrens pligter.

Proces mellem arbejdsgruppe og rådgiver: bestod af en række møder, hvor de nye retningslinjer blev drøftet og besluttet. Rådgiver fremlagde ændringsforslag til relevante dokumenter og udarbejdede forslag til nye. Herefter kommenterede arbejdsgruppen disse.

Denne proces blev gentaget flere gange. Alt blev lavet med track changes, så ændringerne var synlige. Først til sidst fjernede arbejdsgruppen selv disse ændringer.

Endelige dokumenter lagt på intranet: så de er tilgængelige for alle medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen.

Uddannelse af alle projekt- og byggeledere: Arbejdsgruppen og rådgiver planlagde et 3-timers kursus, som alle projekt- og byggeledere skulle igennem. Kurset indeholdt en præsentation af reglerne om bygherrens pligter og de retningslinjer, der nu gælder for Københavns Kommune. Dertil kom fremvisning af et udvalg af dokumenter fra intranettet. Martin Akselsen siger: ”Det var vigtigt for os at være helt tydelige om hvilke retningslinjer, der gælder, og kunne vise, hvor de relevante dokumenter lå. Derfor holdt vi først kurset, da vi havde besluttet retningslinjerne og uploadet alle dokumenter. Vi har dog tilpasset nogle dokumenter efterfølgende på baggrund af kommentarer på kurserne.”

Opfølgning: Arbejdsgruppen fortsætter som supportfunktion for centrets projekt- og byggeledere i indkøringsfasen. Det er også arbejdsgruppen, der følger op, når det er påkrævet.

Martin Akselsen afslutter: ”Det sværeste i processen var at lave en realistisk tidsplan. Vores anlægsprojekter har højest prioritet, så dette udviklingsprojekt har vi i nogle tilfælde måtte nedprioritere. Derfor har det også være godt at have rådgivere på, som kunne udføre noget af arbejdet. Processen har taget 1 år og tre måneder. Vi har brugt kr. 590.000 på det, inkl. rådgiverhonorar og interne timer i arbejdsgruppen.”

Se Center for Anlægs paradigma til plan for sikkerhed og sundhed for mindre byggepladser, logbog og power point fra uddannelsen af alle projekt- og byggeledere på byggeproces.dk/eksempler

Eksempel skrevet af BFA Bygge & Anlæg