Projektopfølgning og fagtilsyn er centrale opgaver i udførelsesfasen af et renoveringsprojekt. Projekterende og rådgivere, der udfører disse opgaver, skal være en integreret del af projektorganisationen og have en tæt kontakt til entreprenøren.
Der kan opstå arbejdsmiljøproblemer, hvis der ikke bliver taget hånd om uforudseelige forhold, når de opstår, eller hvis der ikke sker afklaring af tvetydige oplysninger fra udbudsmaterialet.
Forskel på projektopfølgning og tilsyn
Det er vigtigt klart at skelne mellem projektopfølgning og fagtilsyn, da det er to forskellige opgaver. Projektopfølgning er en projekteringsydelse, som knytter sig til den del af projektet, som de projekterende har udført. Projektopfølgning skal bidrage til, at udførelsen følger projektets intentioner, herunder også eventuel supplerende projektering udført af leverandører og leverandører. Fagtilsyn er en udførelseskontrol, der sikrer, at arbejdet udføres i overensstemmelse med projektet og entrepriseaftalerne.
Der vil næsten altid være forhold, som entreprenøren har behov for projektopfølgningens stillingtagen til, fx behov for yderligere forundersøgelser (så det ikke medfører unødige forsinkelser). Den, der udfører fagtilsyn, skal indgå i en dialog med entreprenøren om kvalitet af løsninger, idet der sjældent kan anvendes standardløsninger. Vi anbefaler, at fagtilsynet tager en drøftelse med entreprenør, før arbejdet udføres, så man kan blive enige om kvalitetskrav, i stedet for kun at kontrollere, når arbejdet er udført.
Ressourcer og kompetencer
Det er vigtigt, at de projekterende og rådgivere afsætter tilstrækkelige ressourcer til disse to roller, og at de er tilgængelige med kort varsel. Det kan være en god ide at anvende digital kommunikation, fx fotos, hvis det kan erstatte personlig tilstedeværelse. De personer, som kommer ud på byggepladsen, skal være i stand til at tage afgørelser på stedet eller efter kort vurdering. Det er især vigtigt på renoveringsopgaver, hvor en beslutning kan være afgørende for at komme videre med arbejdet.
Hvis man under projekteringen har udskudt en række beslutninger til udførelsesfasen, så er der yderligere behov for projektopfølgning.
Fremgangsmåder
Det anbefales at afholde regelmæssige projektgennemgangsmøder, fx i etapeskift, hvor de projekterende gennemgår den forestående del af projektet, og entreprenørerne har mulighed for at stille spørgsmål. Formålet med projektgennemgangsmødet er at overføre viden fra de projekterende til entreprenøren og dermed skabe en fælles forståelse for det kommende projekt og eventuelle udfordringer og uafklarede arbejdsmiljøforhold.
Rådgivergruppen bør løbende holde interne møde for at gennemgå kommende etaper og arbejdsprocesser, samt tjekke op på at grænseflader er afklaret, og at tegningsmateriale og beskrivelser er tilstrækkelige.